O WhatsApp é um dos aplicativos preferidos e mais usados pelos brasileiros. Todos os dias, são milhões de interações em chats e dezenas de grupos criados para a família, amigos, faculdade e até mesmo para falar com colegas e chefes do trabalho.
Segundo um levantamento feito pelo grupo Regus com 44 mil executivos em vários países, o WhatsApp é adotado por 95% dos profissionais, seguido pelo Skype e Facebook Messenger.
Porém, é preciso tomar cuidado ao utilizar a ferramenta de mensagens durante e fora do expediente.
Para o CEO do Runrun.it - plataforma para gerenciamento de projetos corporativos - e especialista em produtividade, Antonio Carlos Soares, apesar de agilizar a troca de informações sobre a empresa e seus projetos forma gratuita, o WhatsApp pode atrapalhar o tempo de descanso do funcionário e até mesmo afetar sua produtividade e foco no escritório.
"O uso exagerado de qualquer plataforma não-profissional em ambiente de trabalho é prejudicial. É preciso ter bom senso e responsabilidade", afirma Soares.
Por isso, a Revista INFO preparou, com a ajuda do especialista, uma lista com 8 dicas úteis para que o aplicativo não atrapalhe a produtividade e nem prejudique o profissional.
Fonte: http://exame.abril.com.br/carreira/
Veja a seguir:
1. Silencie o grupo
Caso você tenha um grupo com muita interação e notificações, coloque-o no modo "silencioso". Para fazer isso no iOS, arraste o nome do grupo para o lado esquerdo da tela na lista de conversas e toque em Mais > Silenciar.
É possível deixar a conversa no mudo por 8 horas, uma semana ou um ano. No Android, toque no ícone de opções dentro do chat (representado por três pontos no canto da tela) e depois selecione Silenciar.
Você poderá visualizar as mensagens posteriormente e respondê-las em horários pertinentes. Se quiser reverter a opção, faça o mesmo processo e toque em Desativar Silêncio.
2. Tire o modo de visualização
Em alguns casos os gestores podem cobrar uma posição de seus funcionários usando como argumento a opção para verificar se o contato está online ou o recurso "Visto por último".
Para evitar que isso aconteça, basta remover a opção para que seus contatos saibam a última vez que você esteve online.
No iOS, toque em Ajustes > Conta > Privacidade > Visto por último e selecione Nenhum. No Android, acesse Configurações > Conta > Privacidade > Visto por último e também desative a opção.
3. Estabeleça horários específicos para ler todas as mensagens
Em vez de visualizar todas as mensagens assim que elas chegam, use alguns pequenos intervalos durante o dia para responder seus contatos, como no almoço, na saída, ou em uma pausa para o café.
"Dessa forma, o profissional continuará informado sobre tudo, mas sem ser prejudicado", afirma Antonio Soares.
4. Use chamadas por telefone para assuntos urgentes
Assuntos urgentes não devem ser tratados por mensagens. Logo, assim que algum problema surgir é importante contatar um funcionário por telefone para obter uma solução mais rapidamente.
5. Fique atento ao seu comportamento
Segundo Soares, o profissional que sempre lê e responde as mensagens no momento em que as recebe pode ter sua produtividade afetada e ainda ficar mal visto.
6. Use o grupo para falar com todos os funcionários, mas fale diretamente com a pessoa caso o assunto seja destinado apenas a ela
"Assim, o fluxo de mensagem é mais preciso e, no caso de cobranças, constrangimentos são evitados", diz Antonio Carlos Soares.
7. Meu chefe me chamou no WhatsApp fora do expediente. O que devo fazer?
Nesse caso, Antonio Soares aconselha o funcionário a conversar com seu gestor para estabelecer os horários e prioridades em suas tarefas.
"No caso de uma urgência ou um processo que aguarda respostas, é possível uma interação rápida para sua resolução, mas se a conversa se prolongar, é possível cogitar a hipótese de dar a resposta posteriormente, durante o expediente, sem atrapalhar seu momento de descanso", afirma o especialista.
8. Não se sinta obrigado a usar o WhatsApp no trabalho
Segundo Soares, o responsável por fornecer o meio de comunicação entre as áreas de uma organização é a própria empresa.
Dessa forma, um colaborador nunca pode ser obrigado a usar o WhatsApp para trabalhar.
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