Organizar e executar eventos não são tarefas fáceis. Muitos são os detalhes e pormenores que precisam ser observados, desde a primeira reunião com o cliente até o dia ou período pelo qual se prolongue a ocasião. As tarefas vão desde decoração e alimentação à recepção e acompanhamento de palestrantes ou convidados especiais, dependendo da natureza do evento.
Segundo Maurício Galliett, diretor nacional de produção da Fábula Eventos, para obter
sucesso em cada área e no geral, não podem faltar um briefing bem traduzido,
organização, distribuição de tarefas e uma equipe competente. Veja abaixo suas dicas
essenciais para ter sucesso ao organizar qualquer evento:
1. Ouça o cliente
"Captar de forma correta as informações iniciais é fundamental pra saber traduzir o desejo do cliente para a sua equipe", diz Galliett. Se não conseguir entender plenamente o que ele quer no primeiro
encontro, não deixe de fazer perguntas específicas e tirar dúvidas ao longo das
próximas reuniões. Quanto mais e melhor você ouvir o cliente, maiores as chances de
ter um evento bem-sucedido.
2. Crie um cronograma
"Todo evento produzido por uma agência profissional segue um cronograma bem
elaborado", afirma o especialista. Após a definição de um conceito para o evento,
cria-se um cronograma de ações com prazos estabelecidos e se inicia o contato e
agendamento com fornecedores. O cronograma será o melhor amigo do organizador, pois o ajudará a manter registro de cada passo dado até a ocasião.
3. Foque no resultado
O conselho de Maurício Galliett é que desde a concepção do projeto, até a execução do
evento, deve-se focar no resultado e no retorno que o cliente espera. Por isso é
importante ter um conceito muito bem definido e alinhado com o cliente, para que
as coisas não tomem rumos inesperados, causando transtornos indesejados.
4. Escolha bem os parceiros
Fornecedores competentes são indispensáveis na organização de eventos. A escolha desses parceiros tem que ser muito bem feita, pois o nome de quem está à frente do evento está em jogo se alguma
coisa não sai como desejado. Pessoas de confiança ou bem recomendadas no meio
devem ser priorizadas.
5. Invista na equipe
"É fundamental ter uma equipe multidisciplinar e saber delegar tarefas e responsabilidades. Um evento de grande porte envolve muitas equipes com prazos de execução e montagem diferentes e uma
dependendo da outra", diz Galliett. Uma equipe responsável e confiável faz com que
todas as áreas do evento sejam bem-sucedidas.
6. Qualidade em primeiro lugar
Essa dica é uma consequência das anteriores. Investindo na melhor equipe, em bons fornecedores, numa organização de tempo e tarefas bem estruturada, e mantendo os desejos do cliente sempre como guia, a qualidade será facilmente mantida. Maurício Galliett destaca a sua importância no meio: "Qualidade e rapidez no atendimento e capacidade de realização são os grandes diferenciais num segmento
muito concorrido e sem regulamentação".
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